L’organisation d’un séminaire est un choix fréquent des entreprises qui recherchent des solutions pour inspirer et motiver leurs collaborateurs. Ces journées sont un vrai défi d’organisation et impliquent de nombreux choix d’activités. Afin de vous aider à organiser vos séminaires d’entreprise, vous pouvez faire appel à un professionnel pour réaliser des conférences inspirantes pour vos collaborateurs. Il peut également vous accompagner dans l’organisation du séminaire tout au long des 7 étapes clés pour un événement réussi que nous allons détailler ci-dessous.
1. Bien connaitre les participants du séminaire d’entreprise
On a souvent tendance à établir un programme en fonction des objectifs de l’entreprise. Mais pour intéresser le public présent et l’inciter à vivre pleinement l’expérience, il faut partir de ses propres attentes. Il est donc essentiel de connaître le profil des participants afin de pouvoir l’adapter au contenu du séminaire
Parmi les éléments importants à prendre en compte, certains sont purement logistiques comme le nombre de participants pour la location de la salle ou l’âge moyen des participants pour que les activités proposées soient pertinentes.
D’autres éléments vont permettre de bâtir le programme du séminaire d’entreprise en identifiant les besoins de ce public.
2. Déterminer des objectifs concrets et proposer une thématique de votre séminaire d’entreprise
Un séminaire d’entreprise réalisé pour le lancement d’un nouveau produit n’aura pas les mêmes objectifs qu’un événement créé pour renforcer l’esprit d’équipe. Dans le premier cas, des espaces de travail devront être prévus alors que dans le second on misera plutôt sur les activités ludiques et pédagogiques. Dans certains cas, l’objectif peut amener à juxtaposer des espaces dédiés au travail avec des lieux conçus pour le divertissement.
Le choix de la thématique est également très important car elle sera le fil rouge de cet évènement qui peut ne durer qu’une journée, une soirée ou même plusieurs jours.
3. Trouver le lieu et les partenaires en adéquation avec votre séminaire d’entreprise
Le lieu dépend des objectifs poursuivis au cours de ce séminaire. S’il s’agit d’un séminaire de travail, il faut choisir un endroit calme, sécurisé, connecté et simple en terme de déplacement pour éviter les éventuelles fuites. Si, au contraire, vous optez pour un team building, un domaine avec des espaces extérieurs de qualité sera une solution pertinente pour les activités de groupe.
Ayez toujours en tête le nombre de participants afin que la taille du lieu choisi reste cohérente.
4. Optimiser et enrichir vos temps de travail
Choisir la bonne date pour un séminaire d’entreprise ne doit pas se faire au hasard. C’est une décision qui doit être réfléchie afin de ne pas perturber le planning de l’entreprise. Certaines périodes doivent ainsi être évitées comme les pics d’activité (notamment lorsque l’entreprise a une activité saisonnière), les vacances d’été et de fin d’année. Les jours qui suivent ou précèdent des jours fériés et plus globalement les vacances scolaires.
Il faut également vérifier qu’aucune manifestation importante comme un salon professionnel ou un événement sportif international n’a lieu aux mêmes dates.
5. Proposer des moments forts en cohésion
Rien ne sert de prévoir un planning surchargé de réunions durant le séminaire. Cela sera contreproductif. Quelque soit l’objectif principal de ce temps ensemble, il ne faut pas oublier que l’un des buts du séminaire est également de motiver et fédérer les employés.
Pour cela. Il faut laisser la place aux loisirs avec des activités encadrées par des professionnels mais aussi des temps libres pendant lesquels la cohésion pourra aussi se créer.
L’objectif est d’apprendre à se connaître, à travailler ensemble, à reconnaître la valeur ajoutée du travail en équipe, etc.
6. Gérer les aléas liés à l’événementiel
Une chose que tous les organisateurs d’événements connaissent : rien ne se passe toujours comme prévu. Il y aura forcément des imprévus, des couacs, des changements, des décisions à prendre rapidement. Pour cela, vous devez :
- Accepter l’imprévu
- Gérer vos émotions
- Savoir faire preuve d’optimisme
- Avoir la capacité à vous adapter
- Tenir compte des nouvelles opportunités
- Anticiper
7. Demandez un feed-back à vos séminaristes
Pour progresser et s’améliorer dans l’organisation des séminaires d’entreprise, il est important d’avoir un retour des participants. Cela vous permettra de dresser un bilan, de distinguer les points positifs et les points négatifs et de savoir si vous avez atteint votre objectif.
Mais surtout ne relâchez pas vos efforts après la fin du séminaire. Restez à l’écoute des demandes de vos équipes, prévoyez une suite en terme d’accompagnement et de développement RH (notamment Soft Skills). Continuez à surfer sur celui-ci en postant des photos sur les réseaux sociaux de l’entreprise et à communiquer dessus.