Il est fréquent qu’une entreprise doive faire face à un changement que ce soit dans ses process, dans son activité, dans son offre. Le marché est en perpétuel mutation et elle doit s’adapter. Mais il est souvent délicat pour les salariés et les collaborateurs de comprendre ce changement et d’appliquer les nouveautés qui découlent de ce dernier. Le changement n’est jamais une chose simple à mettre en place dans une entreprise. C’est un processus souvent long et délicat qui doit également intégrer une dimension humaine.
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises ont recours à un consultant en conduite du changement. Concrètement, il s’agit, pour elles, de se faire accompagner à l’aide d’une méthodologie efficace et performante.
VOICI LES 7 ETAPES DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT EN ENTREPRISE :
1. Définition des objectifs par le consultant en conduite du changement en entreprise
Cette 1ère étape consiste à déterminer :
- les raisons qui ont poussé l’entreprise à mettre en place un changement. Cela peut-être une volonté de développer son chiffre d’affaires, le lancement d’une nouvelle prestation ou d’un nouveau produit, la conquête d’un nouveau marché, la prise en compte des retours clientèle, etc. ;
- la nature des objectifs à atteindre : financiers (générer du chiffre d’affaires), commerciaux (proposer une nouvelle offre), liés à la productivité (améliorer le rendement de production), etc. ;
- les indicateurs de performance (KPI) sur lesquels l’entreprise va pouvoir suivre le changement sur le long terme et vérifier la réalisation des objectifs.
Il ne s’agit que d’une première étape. Il est possible qu’au cours de la mise en place de la conduite du changement d’autres objectifs apparaissent ou que certains évoluent.
2. Réalisation d’un diagnostic
Il s’agit de réaliser un état des lieux objectif et complet de l’entreprise et du marché. Cela englobe donc des domaines différents tels que les valeurs de l’entreprise, son secteur d’activité, ses concurrents, la réglementation (actuelle et à venir), son offre, etc. Le rôle du consultant en conduite du changement va être d’apporter un regard extérieur et objectif sur ce diagnostic.
Cet état des lieux va permettre d’évaluer les conséquences du changement sur l’entreprise, sur son organisation, sur ses collaborateurs, sur le message qu’elle véhicule…
Durant cette étape, il est essentiel d’impliquer l’ensemble des équipes. En effet, elles peuvent appréhender ce changement. Leur donner la parole leur permet d’exprimer leurs craintes et de se sentir incluses dans cette transformation. C’est aussi un excellent moyen de mettre à jour certaines résistances et ainsi anticiper des blocages. Un conférencier en conduite du changement saura trouver les mots justes pour motiver l’ensemble des collaborateurs.
3. Constituer une équipe pour accompagner le changement
L’être humain est ainsi constitué que lui imposer un changement alors qu’il n’y adhère pas risque de le bloquer. L’entreprise doit donc susciter une adhésion globale de l’ensemble de ses collaborateurs pour que le changement soit une réussite et porte ses fruits.
Toutefois, chaque personne est différente. Certains collaborateurs seront plus ouverts au changement et d’autres totalement réfractaires. Pour maximiser l’adhésion, il peut être pertinent de s’appuyer sur la méthode développée par le sociologue et statisticien américain Everett Rogers, à savoir la « théorie de diffusion de l’innovation ». Elle consiste à classer les utilisateurs d’une innovation, en l’espèce les collaborateurs d’une entreprise qui vont être impactés par le changement qui se profile, en 5 catégories :
- les innovateurs (2,5% des utilisateurs) : ce sont sur eux que l’entreprise devra s’appuyer pour conduire le projet et en faire la promotion auprès des autres collaborateurs ;
- les adeptes précoces ou early adopters (13,5%) : parmi ces derniers, certains pourront être des alliés pour promouvoir le changement et les avantages que l’ensemble des collaborateurs pourront en retirer ;
- la majorité précoce (34%) ;
- la majorité tardive (34%) ;
- les réfractaires ou retardataires (16%).
4. Définir la stratégie et élaborer un plan d’actions
Il s’agit de déterminer quelles sont les actions concrètes qui devront être mises en place pour accompagner le changement au sein de l’entreprise. Il peut être judicieux d’y inclure des actions visant à récompenser l’effort collectif des collaborateurs et ainsi les motiver.
5. Fédérer les équipes autour du projet par la communication interne
La communication est la clé pour maintenir l’adhésion au projet de changement. Il est donc essentiel que la ou les personnes qui pilotent celui-ci tiennent informés les équipes, communiquent facilement, indiquent les étapes réalisées, mettent en avant les premiers avantages et bénéfices, fassent part des opportunités qui peuvent se créer. Un consultant en conduite du changement possède des techniques éprouvées pour communiquer efficacement et engendrer l’adhésion autour du projet.
6. Suivre la conduite du changement
Les KPI fixés lors de la première étape vont occuper une place essentielle dans la conduite du changement. Ce sont eux qui vont permettre de valider les étapes, de vérifier le bon déroulé du projet et, dans certains cas, de mettre en évidence certains freins ou certaines erreurs et d’intervenir sur ces derniers éléments.
Ces indicateurs doivent aussi permettre au consultant de mesurer le degré d’implication et d’adhésion des équipes au projet.
7. Ancrer le changement dans l’entreprise
Pour que les modifications mises en place persistent dans le temps, il est important donc de les répertorier dans des documents accessibles facilement par les collaborateurs. L’objectif est qu’ils puissent s’approprier ces changements, ces nouveaux process, ces nouvelles offres, etc. Pour cela, ils doivent pouvoir accéder rapidement et simplement à des documents de référence qui vont lister les bonnes pratiques, les points clés, les procédures. Il est aussi essentiel de continuer à communiquer sur les résultats en interne.